A ascensão do homeoffice. Dicas de como fazer

A ascensão do homeoffice. Dicas de como fazer

Apenas alguns meses atrás, um inimigo inesperado tomou o mundo pela tempestade. A tecnologia está desempenhando um papel enorme nessa crise, pois mantém o mundo em movimento, apesar de muitas empresas e atividades serem suspensas, levando inevitavelmente as empresas à transição para o digital e contratando serviços de assistente virtual. 

Com o trabalho remoto se tornando a nova norma, cada vez mais proprietários de empresas estão acessando a Internet para procurar dicas sobre como administrar uma empresa com uma configuração remota recentemente – e é exatamente isso que estamos aqui para ajudá-lo.

ESCRITÓRIO

Para aqueles que trabalham em um escritório físico há anos, pode ser um ajuste bastante fazer a transição para uma configuração de trabalhar em casa. Tendo se acostumado a se deslocar para o trabalho e ter tudo configurado quando você chega à sua mesa, como exatamente você começa a configurar seu escritório em casa para torná-lo propício ao trabalho? Por onde você começa?

1. Escolha um espaço silencioso em casa.

Nem todo mundo tem o privilégio de ter um espaço extra para se transformar em um escritório em casa, então você escolhe a próxima opção. Escolha um espaço silencioso em casa, separado do seu quarto, para que você possa se concentrar no trabalho. Considere-se avisado: embora possa ser tentador trabalhar no conforto de sua cama para que você possa acordar e imediatamente começar a trabalhar, sua cama ligará para você e muito pouco ou nenhum trabalho será realizado. E mesmo que você se torne produtivo enquanto trabalha na cama, inconscientemente condiciona sua mente a pensar que sua cama é um lugar para trabalhar. No momento em que decidir transformar seu local de descanso em um local de trabalho, você se encontrará lutando para adormecer, deixando-o sonolento e improdutivo no dia seguinte.

2. Atenta-se à sua rotina diária.

Enquanto ficar em casa o dia inteiro todos os dias pode não ser algo a que você está acostumado, é importante que você se mantenha na sua rotina diária como se ainda estivesse trabalhando no escritório. Tecnicamente falando, você ainda está, embora seu escritório esteja em sua casa. Acorde como faria em um dia normal, prepare um café da manhã e café, leia o jornal ou percorra suas redes sociais favoritas, tome um bom banho frio e, em seguida, continue a sentar-se na cadeira improvisada do escritório enquanto se prepara para trabalhe às 9 da manhã ou a qualquer hora em que seu turno começar.

Da mesma forma, quando o relógio marcar as 5 da tarde ou o horário em que seu turno terminar, faça logoff e desta vez concentre-se em sua família. Aprender a separar o trabalho da sua vida pessoal pode ser uma tremenda ajuda quando você muda para uma configuração digital, pois isso evita confusão em vez de trabalhar ou descansar apenas quando você quiser. Ter um assistente pessoal virtual para ajudá-lo com sua carga de trabalho fora do horário de expediente pode ser uma tremenda ajuda, e esse é o caminho que alguns funcionários remotos seguem para maximizar seu tempo. Manter sua rotina mantém um senso de normalidade e condiciona sua mente a ser tão produtiva quanto você quando trabalha no escritório. Isso lembra que, mesmo estando em casa, você ainda tem trabalho a fazer e sua vida não deve parar só porque você não pode sair.

3. Faça algumas pausas bem merecidas.  

Só porque você está em casa não significa que você não tem permissão para fazer pausas. Não se sinta culpado por isso e se estique quando precisar. Pegue alguns lanches ou tome um café e volte para a sua mesa para poder voltar ao trabalho. Você não é um robô, afinal, e seu chefe não gostaria que você se sobrecarregasse a ponto de ser improdutivo. Uma pausa pode fazer maravilhas enormes para você, pois refresca sua mente e ajuda a manter sua sanidade sob controle.

4. Exercite-se diariamente.  

Man and woman in sports wear doing workout at home. Couple exercising together with watching laptop.

Não só é importante, mas é  altamente essencial  que você dedique alguns minutos do seu dia para se exercitar. Ficar em casa por um longo período de tempo pode ser prejudicial se suas atividades físicas estiverem limitadas a levantar-se da cama, caminhar alguns passos o dia todo e sentar-se na cadeira do escritório. Mantenha-se ativo e revigorado fazendo abdominais ou alongamentos bons e velhos. Há também uma série devídeos tutoriais no  YouTube, se você quiser explorar ioga e muitos outros exercícios que você pode fazer em casa.

5. Delegar.  

Se você acha que trabalhar em casa é muito cansativo e / ou complicado para você ou que tudo é demais para lidar, você também pode recorrer aos serviços de assistente virtual oferecidos por empresas como a  OkayRelax , para que você não se lembre das tarefas que realiza . muito ocupado para fazer. A contratação de um VA não apenas libera seu tempo, mas também garante que a qualidade da saída não seja comprometida. Mais do que tarefas de negócios, como gerenciamento de mídia social, pesquisa demorada, gerenciamento de e-mail e agendamento de compromissos, os VAs também podem ajudá-lo com tarefas pessoais, como pedidos on-line, planejamento de refeições semanais e criação de uma lista de atividades que você e seus filhos pode fazer em casa.

Lembre-se de que delegar não é para os preguiçosos, mas para os sábios. Ser prático com a maneira como você usa seu tempo e recursos definitivamente não é algo que uma pessoa preguiçosa faria, e no final do dia você se tornará ainda mais produtivo do que nunca, mesmo enquanto trabalha em casa.

FERRAMENTAS DE TRABALHO REMOTO

Nesta era de transformação digital, há uma infinidade de ferramentas que podem ser utilizadas para tornar o trabalho remoto mais eficaz e eficiente. Desde a comunicação da equipe até as ferramentas de gerenciamento de projetos – você escolhe, a Internet provavelmente possui. A disponibilidade dos serviços das empresas de assistência virtual é considerada uma das rotas mais fáceis para a transição para o remoto. Mas, independentemente de você optar por terceirizar, essas são algumas das ferramentas de trabalho remotas que podem ser úteis para você e sua equipe.

COMUNICAÇÃO

Primeiras coisas primeiro: acima de tudo, a comunicação é um dos fatores mais cruciais a serem considerados ao fazer a transição para uma instalação remota. Felizmente, vários softwares foram desenvolvidos para facilitar a comunicação entre os membros da equipe. Alguns são gratuitos, mas também existem planos que oferecem mais ferramentas e recursos para uma comunicação mais uniforme dentro de uma equipe. Alguns exemplos de ferramentas de comunicação para trabalho remoto incluem o seguinte:

Videoconferência

As mensagens instantâneas são usadas principalmente para enviar mensagens diretas a indivíduos ou trocar mensagens entre os membros da equipe nos departamentos e em toda a empresa. Eles também podem ser usados ​​para enviar anexos, como arquivos e imagens. Aqui estão algumas das plataformas de mensagens instantâneas mais usadas entre empresas que praticam trabalho remoto:

Conferência de Áudio e Vídeo

Trabalhar sozinho em casa pode ficar bastante solitário depois de um tempo, por isso é sempre uma boa ideia encontrar-se com os membros da sua equipe. Afinal, não há nada mais eficaz do que se comunicar com os outros cara a cara. Com as seguintes ferramentas de áudio e vídeo, você não precisa se preocupar em reunir membros da equipe de várias partes do mundo para uma reunião de equipe que duraria apenas 20 a 30 minutos.

Gerenciamento de Projetos

Comunicação não significa nada se não houver senso de organização dentro da sua equipe. É aqui que entram as ferramentas de gerenciamento de projetos. Embora existam muitas ferramentas de gerenciamento de projetos disponíveis, é altamente importante que você escolha uma que melhor se adapte à sua equipe, pois essas ferramentas têm conjuntos de recursos diferentes que se ajustam a diferentes tipos de negócios. Aqui estão alguns dos softwares de gerenciamento de projetos mais recomendados e preferidos no setor remoto:

Gerenciamento de Senhas

Com tantas outras coisas para gerenciar e focar enquanto você trabalha remotamente, é fácil esquecer as senhas dos seus emails, contas de mídia social e muito mais. Além disso, ao delegar tarefas que exijam que os funcionários façam login em suas contas pessoais ou comerciais, seria um risco enorme para sua privacidade se você enviar manualmente a eles seus detalhes de login. Felizmente, você não precisará se preocupar com o risco de sua privacidade com esses gerenciadores de senhas.

Social Media Management

Você pode estar trabalhando remotamente, mas precisa manter sua empresa visível. Uma maneira de fazer isso é através do gerenciamento de mídia social. Ter uma presença na mídia social mantém seus seguidores e clientes atualizados com suas novas ofertas e oferece mais chances de ser lembrado pelos clientes em potencial por suas necessidades, mesmo enquanto eles estão vagando vagarosamente pelas contas pessoais de mídia social. Afinal, estamos na era das mídias sociais, e mais e mais horas do dia são gastas pelos usuários da Internet no Facebook, Instagram, Twitter e Pinterest. Ter uma conta para cada uma dessas plataformas não apenas o aproxima dos clientes existentes e potenciais, mas também o mantém relacionável e mais fácil de se conectar. Com isso dito, aqui estão algumas ferramentas de gerenciamento de mídia social que provaram ser úteis para equipes remotas ao longo dos anos.

Agendamento e relatórios

Design Gráfico e Edição de Imagem

Calendário de Conteúdo

CUIDADOS DE SAÚDE MENTAL

Mais do que estar preparado com as ferramentas e os recursos certos para o trabalho remoto, também é igualmente importante se concentrar na saúde física e mental de seus funcionários, se você é proprietário de uma empresa. Certifique-se de ter programas adequados para os cuidados com a saúde, caso as coisas piorem, pois isso garante a eles que você não apenas se importa com os lucros da empresa, mas também com os melhores interesses em mente.

Além dos benefícios regulares de saúde que os funcionários recebem, também pode ser ideal para implementar um programa “Mental Health Check”, no qual você pode oferecer aconselhamento gratuito com um especialista em saúde mental para seus funcionários. Ficar preso em casa e ter uma crise de saúde com a qual se preocupar pode afetar sua saúde mental, por isso pode ser contraproducente mantê-los trabalhando sem cuidar desse aspecto. Se a contratação de um profissional não for viável neste momento, você pode optar por realizar reuniões pessoais semanais com seus funcionários apenas para verificar seu bem-estar físico e mental. Como alternativa, você também pode organizar videoconferências semanais, nas quais você e sua equipe podem conversar sobre coisas felizes e positivas. Ou por que não organizar uma festa de exibição e ter uma noite de cinema semanal com eles?

Em uma nota semelhante, se você não é proprietário de uma empresa, também pode encontrar uma atividade para se manter afastado quando não estiver trabalhando. Há uma infinidade de opções para escolher: assistir compulsivamente pela  Netflix , ler os livros empoeirados e não lidos em sua prateleira, escrever o livro infantil há muito esperado em que você deseja trabalhar, mas continuou adiando, participando de uma aula on-line para essa habilidade que você sempre quis aprender, experimentando em sua cozinha criando novos pratos e bebidas e muito mais. As possibilidades são infinitas! É emocionante pensar nas muitas coisas que você pode fazer com todo o tempo e recursos que você possui.

Para encurtar a história, existem várias maneiras de manter o trabalho remoto divertido e saudável. Pode ser bom examinar suas opções e considerar a implementação de um programa para você e / ou sua equipe que cuida de sua saúde mental enquanto você navega por esse novo normal.

TRABALHO REMOTO E VOCÊ

O trabalho remoto pode ser avassalador no começo, especialmente quando for imposto a você, mas é melhor acreditar que isso pode ser exatamente o que ajudaria você e sua equipe a maximizar os recursos que você tem e transformá-lo em algo incrível. Quando você é forçado a ficar dentro de uma caixa, começa a pensar fora dela e, em seguida, sabe, está tendo idéias ainda mais criativas e inovadoras do que nunca, e então percebe que não é tão ruim assim.

Seja criativo, fique em casa e fique seguro.

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